Wir machen eine Fotostrasse

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Multimedia ist mehr als nur Video und Foto. Das wurde mir bewusst, als mein Vater auf mich zukam und sagte, dass er für ein Event eine Fotostrasse braucht. Diese soll auch direkt Bilder ausdrucken können. Wie viele Leute sollen denn da kommen? Etwa 500 in einer Zeitspanne von 5 Stunden.  So startete mein erstes Eintauchen in die Event-Management Branche.

Bei dem Event handelt es sich um eine Lehrstellenbörse für Schüler. Diese konnten dort mit Arbeitgebern aus der ganzen Schweiz sprechen und sich ein Bild von den Lehrstellen machen. Dazu gab es auch noch CV-Checks. Ich war jedoch nur für die Fotostrasse zuständig.

Natürlich wurde das mir gleich zu viel um das allein zu meistern, also habe ich Shy und Luca um Hilfe gebeten. Zusammen haben wir dieses Projekt auf die Beine gestellt.

Was sollte diese denn können?

  • Ca. ein Foto pro 30 Sek
  • Bilder direkt drucken
  • E-Mail mit dem Bild direkt an die Klassenlehrperson
  • So wenig kosten wie möglich
  • Professionell wirken

Das begann mit dem Equipment. Die Veranstalter hatten mit einer Verleihfirma schon einige Male zusammengearbeitet und haben und mir deren Kontaktdaten weitergeleitet. Nun mussten wir herausfinden, was wir eigentlich brauchen. Nach zweimal telefonieren waren wir uns einig, dass es nur eine Kamera braucht, diese per «Tethering» mit einem PC verbunden werden muss, dieser per einem Skript das Foto in einen Ordner wirft und direkt an einen externen Fotodrucker schickt.

Dazu braucht es noch einen weissen Hintergrund, Blitz, Lichtstative und vieles mehr.

Wie kommt das Foto nun vom PC zu den Klassenlehrpersonen? Das hätte retrospektiv etwas eleganter gemacht werden können. Dazu aber mehr im Fazit. Alle SuS (Schülerinnen und Schüler) haben einen QR-Code bekommen, auf dem die Emailadresse der KLP (Klassenlehrperson) drauf war. Diesen haben wir nun mit einer Webcam eingescannt, um die Emailadresse in ein leeres E-Mail zu kopieren und haben dann noch das Foto eingefügt, welches die SuS danach gerade gemacht haben. Das Ganze hat ca. 40 Sekunden gedauert. Danach haben wir den SuS noch das Foto in die Hand gedrückt und weiter ging es.

In der Theorie hat das gut funktioniert, aber dabei gab es zwei grosse Probleme.

  • Der Fotodrucker war viel zu langsam
  • Da wir Fotos per E-Mail verschickt haben, hat das Internet plötzlich nicht mehr funktioniert und die E-Mails gingen nicht mehr raus

Problem eins wurde pragmatisch und einfach gelost. Wenn die SuS das Foto wollten, mussten sie darauf warten. Manchmal bis zu 15 min.

Problem zwei war schlimmer. Es lief darauf hinaus, dass wir alle Emails, die nicht verschickt wurden, überprüfen mussten. Da wir jedoch keinen Zugriff mehr auf den Computer hatten, mussten wir alle Fotos pro KLP in einen SwissTranfer Link verpacken und diese nochmals von Hand verschicken. Im Verlauf der fünf Stunden haben wir knapp unter 500 Fotos gemacht. Das Projekt war ein Erfolg. Und obwohl es noch Verbesserungsbedarf gibt, werden wir das hoffentlich auch nächstes Jahr wieder machen können.

(eli)

Unserer Meinung nach war das Event ein Erfolg. Wir haben aber klar unterschätzt, wie viel Arbeit hinter so einer Fotostrasse stecken kann. Wir haben viel mehr Stunden in dieses Projekt gesteckt, als wir eigentlich wollten.

Dies hatte aber auch zur Folge, dass wir so gut wie gar keine negativen Rückmeldungen bezüglich der Prozesse bekommen haben. Natürlich mit Ausnahme des E-Mail-Problems.

Wie hätte das von Anfang an umgangen werden können?

  • Es gibt da zwei Lösungen, die wir im Debriefing besprochen haben. Einen externen 5G Router, den wir einfach nur für uns benutzen, um genügend Bandbreite zu haben.
  • Von Anfang an alle Fotos in einen für diese KLP vorgesehenen Ordner werfen, und diese alle in einem SwissTransferlink auf einmal verschicken. Damit wäre das ganze System viel weniger Fehleranfällig.

Bei einem nächsten Mal würden wir den Fotodrucker gleich ganz weglassen. Wen wir diesen nicht gehabt hätten, hätte man ohne Problem 2 Fotos pro Minute machen können. Das würde auch die Kostenrechnung (die der Veranstalter natürlich übernommen hat) nochmals etwas günstiger gestalten.

Für uns war das ein spannender Schritt ins Event- und Projektmanagement und falls wir nächstes mal wieder angefragt werden, würden wir das sofort wieder machen.