Haunted Sägegasse – Eventkommunikation
«Haunted Sägegasse» war und ist der Kindheitstraum eines Freundes. Mal so eine richtige Halloween-Party in einem Event-Lokal schmeissen – das wär’s doch, oder? Zu viert haben wir diesen Traum verwirklicht und eine Halloween-Party im grossen Stil organisiert. Eventplanung, Dekoration, Marketing, Barbetrieb und Kasse gehörten zu unseren Aufgaben. Ich durfte dabei das Marketing übernehmen.
Design für Print & Social Media
Als einzige gestalterische Vorgabe aus dem Team gab es den Wunsch nach einer klassischen Grusel-Ästhetik. Der Standort der Kulturhalle Sägegasse in Burgdorf direkt unterhalb des Schlosses diente mir als zentrale Inspirationsquelle. Entstanden sind drei spukige Motive: der Ritter, das Spukhaus und der Geist. Diese setzte ich sowohl für Printprodukte als auch als Animationen für Social-Media um.
Eine weitere meiner Aufgaben war das Bespielen des Instagram-Accounts für das Event. Um Besucher*innen anzulocken, posteten wir regelmässig Informationen, Einblicke hinter die Kulissen sowie Stories. Eine der Animationen wurde zusätzlich als Paid Ad geschaltet und erreichte bis Ende Oktober rund 15’000 Views.
Hier kannst du dir die animierten Motive und alle anderen Beiträge anschauen: https://www.instagram.com/evolv3nt/
Beispiel für Info-Stories:
Event dokumentieren
Am Tag der Halloween-Party sorgte ich dafür, dass der Anlass fotografisch dokumentiert und für die «Nachwelt» festgehalten wurde. Wir verbrachten den gesamten Tag mit Einführungen in den Betrieb, dem Auf- und Abbau der Bühnendeko sowie dem Dekorieren der Innen- und Aussenbereiche des Lokals.
Behind the Scenes:
Der Event war ein kleiner Erfolg, wobei es definitiv noch Luft nach oben gibt. Die Kulturhalle Sägegasse war zufrieden mit der Leistung des Event-Teams und den Besucherzahlen – einer weiteren Ausgabe im nächsten Jahr steht also nichts im Weg!
Das war: Haunted Sägegasse!
Zum Recap-Reel
(vha)
Umsetzung
Mit dem Wunsch nach einem Halloween-tauglichen Design wandten sich meine drei Kollegen von «Evolvent Event Organisation» an mich. Ich entschied mich für einen reduzierten Retro-Look mit mittelalterlichem Thema, da dieser gut zum Veranstaltungsort in Burgdorf passte. Mir war wichtig, dass sich die Werbemittel von klassischen Kürbissen und Monstern unterscheiden, aber trotzdem sofort als Halloween-Werbung erkennbar sind.
Nach langem Testen, Zeichnen und Recherchieren standen meine Motive fest. Nicht alle Zeichnungen schafften es auf die finalen Produkte: Neben dem Ritter, dem Geist und dem Spukhaus entstanden auch Spinnen, das Schloss Burgdorf sowie unzählige Formen und Ranken. Die drei ausgewählten Motive sollten sich visuell ergänzen, dabei aber trotzdem unterschiedlich wirken. Mit den drei Hauptfarben Violett, Grün und Dunkelgrau wollte ich diesen Effekt verstärken. Insgesamt sollte sich ein visueller «Dreiklang» durch die gesamte Werbung ziehen.
Mit dem Ritter und der Geisterfrau wollte ich gezielt sowohl Männer als auch Frauen ansprechen. Das Spukhaus ist eine verwandelte, gruselige Version der Kulturhalle Sägegasse, in der die Party stattfand. Die verschiedenen Motive zeichnete ich zunächst in Procreate und überarbeitete sie anschliessend in Adobe Illustrator, wo ich sie vektorisierte und layoutete.
Nach der erfolgreichen Publikation von Postern und Flyern begann ich mit der Animation der Motive in Adobe After Effects. Diese wurden laufend als Instagram-Ads geschaltet. Zusätzlich informierten wir regelmässig über Fotos, Videos und Grafiken auf dem Event-Account und verlinkten die Tickets. Am Eventtag selbst hielt ich den Aufbau sowie die Party in Stories fest. Einige Tage nach dem Anlass folgte ein Recap-Reel mit einem Zusammenschnitt der Party-Highlights. Abschliessend säuberte ich den Account und entfernte nun irrelevante Links, Informationen und Posts.
Herausforderungen
Die Planung der Werbemassnahmen verlief teilweise etwas chaotisch, da die Kommunikation im Team meiner Meinung nach nicht optimal funktionierte. Zu Beginn war unklar, welche Leistungen ich konkret für Evolvent übernehmen sollte. Mit der Zeit wurde deutlich, dass das Team etwas überfordert war, weshalb ich schlussendlich rund 90% des Marketings übernahm (alles ausser die Abwicklung der Paid-Massnahmen). Das brachte zwar viel kreative Freiheit mit sich, aber auch entsprechend viel Verantwortung.
Teilweise hatte ich Mühe damit, dass ich kaum kritisches Feedback zu meinen Designs, Ideen und Plänen erhielt. Dadurch musste ich mich trotz Unsicherheiten stark auf mein eigenes Bauchgefühl verlassen, was mir nicht immer leichtfiel – besonders auch weil ich zuvor noch nie ein Event beworben habe und auch mir Social-Media-Marketing nicht viel zutun hatte.
Eine weitere Herausforderung war für mich die Arbeit mit Adobe After Effects. Da ich zuvor noch nie damit gearbeitet hatte, tauchten viele Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf. Ich wollte jedoch bewusst im Rahmen eines digezz-Projekts erste Erfahrungen mit After Effects sammeln und wusste, dass dies zeitaufwendig werden würde. Als Übung animierte ich alle drei Motive und stellte fest, dass es von Motiv zu Motiv besser funktionierte. Glücklicherweise gibt es viele YouTube-Tutorials und Online-Anleitungen – auch ChatGPT war mir besonders beim Finden von Fehlern eine grosse Hilfe.
Learnings
Rückblickend denke ich, dass wir insgesamt etwas zu spät mit den Werbemassnahmen gestartet sind. Durch die unklare Rollenverteilung ging wertvolle Zeit verloren. Aufgrund des positiven Feedbacks vom DJ und vom Eventlokal wären alle Beteiligten nächstes Jahr wieder dabei. Für eine nächste Ausgabe sollte jedoch deutlich mehr Werbung gemacht werden: eine eigene Webseite mit Countdown, Inserate, Medienmitteilungen, mehr Einblicke hinter die Kulissen sowie zusätzliche Social-Media-Formate.
Da es sich um das erste grosse Event des Teams handelte, arbeiteten wir mit einem sehr begrenzten Budget. Trotzdem haben wir alle viele wichtige erste Erfahrungen gesammelt und wissen nun, was wir beim nächsten Mal besser machen können. Insgesamt war «Haunted Sägegasse» ein grosses Projekt, das mich über fünf Monate hinweg begleitet hat. Für nächstes Jahr würde ich gerne früher planen und einen klaren Marketing- und Social-Media-Plan erstellen.
Am Eventtag selbst ging es sehr hektisch zu und her. Leider kam das Fotografieren dadurch etwas zu kurz, da innerhalb von knapp 24 Stunden alles erledigt werden musste. Besonders während der laufenden Party hätte ich gerne mehr Fotos und Videos gemacht, die sich auch für die Bewerbung einer nächsten Ausgabe eignen würden. (Fotos vom Event habe ich hier nicht hochgeladen, da mir die Zustimmung der abgebildeten Personen fehlt.) Für nächstes Jahr nehme ich mir zudem vor, weniger mit dem Handy und dafür mehr mit der Kamera zu arbeiten.