Fegefeuer – Screening
Wer einen Film drehen will, braucht nicht nur eine gute Idee. Es braucht viel Planung, Organisation, Nerven und ein gutes Team. Und wenn der Film dann endlich fertig ist, will man ihn mit Stolz präsentieren und sich bei all jenen Personen bedanken, die das Projekt ermöglicht haben.
An diesem Punkt kamen Tobias und ich ins Spiel, als wir von den Verantwortlichen für das Kommunikations- und Eventmanagement beauftragt wurden. Seit Oktober haben wir daran gearbeitet, eine Filmvorführung zu planen und zu organisieren.
Es gab viele Ideen, Anforderung und Inputs an uns, die wir an unzähligen Webex-Meetings und in WhatsApp besprochen haben. Als die zwei schwierigsten Herausforderungen (Location und Datum) feststanden, konnten wir die Gäste einladen und den Apéro organisieren. Am 31. März 2023 durften wir im Medienhaus Chur 24 Personen zur Filmvorführung «Fegefeuer» und dem anschliessenden Apéro begrüssen.
Das Grobkonzept des Screenings.
(eli)
Konzeption
Bereits am 16. Oktober 2022 begann für uns die Mitarbeit am Kurzfilm-Projekt «Fegefeuer». Als erstes gab es für uns ein mehrseitiges Briefing zu lesen, um alles über das Projekt zu erfahren. Als Ende November der Film abgedreht war, gab es erste Inputs zum gewünschten Zeitraum, der Location und der erwartenden Personenanzahl. So haben wir also mit der Recherche begonnen, um für Anfang März eine Location mit Beamer für 50 Personen in der Nähe des Zürcher HBs zu suchen. Obwohl wir beide nicht wirklich mit dem Angebot in Zürich vertraut sind, haben wir nach intensiver Recherche und dem Austausch mit unseren Kontakten einige schöne Locations wie z.B. das Volkshaus, das Museum für Gestaltung oder diverse Kinos gefunden. Das Problem war jedoch, dass uns für Raummiete und Apéro lediglich ein Budget von CHF 350 vorgegeben wurde. Somit mussten wir jeden Rappen umdrehen. Also nahmen wir mit den zuständigen Personen am FHGR Standort in Zürich Kontakt auf. Die Idee war es, dort einen Raum zu erhalten und den Apéro selbst vorzubereiten. Da in den Räumen jedoch kein Essen erlaubt ist, hätten wir für den Apéro wieder eine separate Lösung gebraucht und somit hatte sich diese Option erledigt. Wir bemühten uns also darum, eine passende Location in Chur zu finden und hatten als Backup bereits das Medienhaus eingeplant. Wir konnten uns mit allen Beteiligten einfachheitshalber darauf einigen, das Event an einem Ort abzuhalten, da es aus logistischen Gründen besser handelbar ist. Somit haben wir bei Martin Arnet nach verfügbaren Räumen am gewünschten Daten angefragt und ein Zimmer sowie das Foyer reserviert. Obwohl Anfang März gewünscht wurde, war die Vorlaufzeit (min. vier Wochen) für die Einladung der Gäste nicht lange genug. Für die Anmeldungen haben wir zuerst alle Personen in einer Tabelle mit Namen und E-Mail-Adressen gesammelt. Anschliessend haben wir eine Text mit allen Informationen verfasst und die Einladung per E-Mail mit einem Link zur Anmeldung auf Google Forms versendet. Nach kurzer Zeit hatten wir über 20 Anmeldungen beisammen und wir konnten am Anmeldeschluss (24. März) den Apéro bestellen. Nachdem die Einladungen versandt waren, informierten wir uns über die Angebote zu Essen und Getränken in Chur. Da wir nun keine Raummiete zahlen mussten, konnten wir das Budget CHF 350 von den Apéro kalkulieren. Wir haben uns zuerst mal bei Getränke- und Catering-Lieferanten in Chur und Umgebung umgeschaut, aber es gab neben dem knappen Budget weitere Herausforderungen. Um die Getränke kaltzustellen, hätten wir einen Kühlschrank anmieten müssen und das hätte unser Budget gesprengt. Für das Essen wollte wir einfaches Finger Food und konnten bei Caterern kein Angebot finden, welches für unsere Anforderungen gepasst hätte. Somit kamen wir bei weiterem Recherchieren auf das Partyservice-Angebot von Migros und Coop, die eine Vielzahl an diversen Platten zu fairen Preisen anbieten.
Event
Wir haben deshalb Gemüse-Dips und Sandwich-Platten bestellt und diese ein paar Stunden vor dem Event abgeholt. Wir hatten genügend Zeit eingeplant, die wir auch brauchten, da nicht alle Artikel in der gewünschten Menge abholbereit waren. Ein freundlicher Coop Mitarbeiter hat kurzfristig eine Alternative angeboten und uns in 30 Minuten etwas gezaubert. Während der Wartezeit konnten wir sämtliches Zubehör wie Becher, Servietten, Schalen usw. einkaufen. Die Getränke haben wir beim Coop Pronto abgeholt, respektive vorher bereits kaltstellen lassen. Zukünftig soll man einfach mindestens 7 Tage vorher Getränke bestellen, da Coop Pronto nur ein kleines Lager hat und die Lieferung in der Regel wöchentlich kommt. Im Medienhaus haben wir den Apéro vorbereitet und das Zimmer mit dem Beamer für den Film getestet. Die Leute kamen, genossen die Vorführung und unterhielten sich noch lange bei leckeren Getränken und Essen.
Fazit
Wir sind froh, konnten wir der Fegefeuer Crew und ihren Gönnern einen tollen Abend bescheren und sie bei dem Projekt unterstützen. Die Menge an Finger Food ist perfekt aufgegangen und alle waren satt. Bei den Getränken hatten wir jeweils etwas Bier, Weisswein und Prosecco übrig, aber auch das ging unter dem Team schnell weg. Wir lagen schlussendlich mit CHF 405 leicht über dem Budget aber immer noch im grünen Bereich. Es gab anstrengende und hektische Momente aber insgesamt hatten wir zwei Spass bei der Planung und Organisation.
Learnings
Ein Auto für die Logistik der Getränke und des Essens ist essenziell. Ausserdem sollte man am Tag der Veranstaltung genug Zeit einplanen, um alles vorzubereiten und zu testen. Vor allem Puffer sind wichtig, wie in unserem Fall, in dem eine Gemüseplatte nicht abholbereit war und wir eine halbe Stunde gewartet haben.
Falls wir bei einem nächsten Event wieder auf Coop Pronto und ihr Getränkeangebot zurückgreifen, werden wir die Getränke definitiv früher bestellen, damit zur richtigen Zeit die richtige Anzahl Getränke bereit stehen.
Zuletzt: Es läuft nie alles nach Plan und man muss immer ein wenig flexibel bleiben.