Eventkommunikation und Produktion mit Eventlabel «Heatwaves»

Im Rahmen meines Labels Heatwaves durfte ich 2025 drei eigenständige Club-Events realisieren und dabei die gesamte Eventkommunikation sowie grosse Teile der Organisation und Produktion übernehmen – von der ersten Idee bis zum letzten Abbau.

Die umgesetzten Events:

• Shewaves  – 26.07.2025
• Heatwaves  – 18.10.2025
• Heatwaves – 26.12.2025

Dieser Beitrag gibt einen Einblick in meinen Arbeitsprozess, meine gestalterischen Entscheidungen sowie die organisatorischen und technischen Aufgaben hinter den Events.

Konzept & Location

Jeder Event startete mit der Konzeptentwicklung und der Wahl einer passenden Location. Dabei spielten Faktoren wie Raumwirkung, technische Infrastruktur, Zielgruppe und Atmosphäre eine zentrale Rolle. Das visuelle Erscheinungsbild wurde jeweils auf das Eventkonzept abgestimmt und bildete die Grundlage für die gesamte weitere Kommunikation.

Visuelle Gestaltung & Eventkommunikation

Ein grosser Teil meiner Arbeit lag in der Gestaltung und Umsetzung der visuellen Kommunikation. Die Ideenfindung erfolgte zunächst über Pinterest, wo ich Moodboards zu Farben, Typografie, Bildsprache und Vibes der jeweiligen Events erstellte.

Auf dieser Basis gestaltete ich mit Adobe Photoshop die Eventflyer in verschiedenen Formaten:

• A3 (Print)
• 16:9 (Story / Screenformate)
• 4:5 (Instagram Feed)
• Querformat (diverse Online-Anwendungen)

Die fertigen Artworks wurden anschliessend über Instagram und Facebook publiziert und fortlaufend in die Kommunikation eingebunden.

und meistens noch eine Animation hinzugefügt, wie diesem Link entnommen werden kann:

https://www.instagram.com/reel/DQETkI0DGW0/?utm_source=ig_web_copy_link&igsh=MzRlODBiNWFlZA==

Artist-Artworks & Booking

Neben der Eventkommunikation übernahm ich auch das Booking der Künstler:innen. Für ausgewählte Acts gestaltete ich zusätzliche individuelle Artworks, welche sowohl von mir als auch von den Artists selbst für die Promotion genutzt wurden. Diese wurden ebenfalls im 16:9 und im 4:5 Format erstellt.

Diese personalisierten Visuals stärkten nicht nur die Wiedererkennbarkeit der Events, sondern förderten auch die Reichweite durch das Teilen auf mehreren Kanälen.

Ablaufplanung, Timetable & Dekoration

Parallel zur Kommunikation erfolgte die operative Planung:

• Erstellung der Timetables
• Laufende externe Kommunikation (Line-up, Setzeiten, Updates)
• Gestaltung und Basteln von Eventdekorationen, abgestimmt auf das visuelle Konzept

Dabei war es mir wichtig, dass sich das gestalterische Konzept nicht nur digital, sondern auch im physischen Raum widerspiegelt.

Eventtag: Aufbau, Technik & Crew

Am Eventtag selbst koordinierte ich gemeinsam mit der organisierten Crew den gesamten Aufbau. Dazu gehörten:

• Einrichtung der DJ-Setups
• Organisation und Aufbau des technischen Materials
• Betreuung des Multicam-Systems, das für die audiovisuelle Dokumentation der Events eingesetzt wurde

Der Fokus lag auf einem reibungslosen Ablauf, klarer Kommunikation im Team und einer professionellen Umsetzung vor Ort.

Fazit

Die drei Heatwaves-Events ermöglichten mir, alle Phasen der Eventkommunikation und -produktion ganzheitlich umzusetzen – von Design und Social Media über Booking und Zeitplanung bis hin zur technischen Umsetzung am Eventtag.

Das Projekt vereinte meine Interessen an visuellem Design, Musik, Events und Medienproduktion.

(abb)