Public Viewing EM 2024

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Für das kommende Event der Fussball-EM 2024 habe ich die Organisation eines Public Viewings übernommen. Hier sind die einzelnen Schritte und Aufgaben, die ich durchgeführt habe, um dieses Event erfolgreich zu planen und durchzuführen.

Spotting und Miete der Location

Wir haben uns für den Dorfplatz in Embd als Hauptveranstaltungsort entschieden. Dieser Standort bietet ausreichend Platz und eine angenehme Atmosphäre für das Public Viewing. Zudem gibt es eine Ausweichmöglichkeit in die Burgerstube, falls das Wetter nicht mitspielt. Die Burgerstube ist in der Nähe des Dorfplatzes und kann bei Regen oder starker Sonneneinstrahlung genutzt werden, um den Komfort der Zuschauer zu gewährleisten.

Bewilligungen

Für die Nutzung des Dorfplatzes und den Alkoholausschank während des Events musste ich Bewilligungen bei der Gemeinde einholen. Die Anträge wurden fristgerecht eingereicht und genehmigt. Dies gewährleistet, dass das Event rechtlich abgesichert ist und reibungslos ablaufen kann.

Technik

Für die Technik des Public Viewings habe ich folgende Ausrüstung organisiert:

  1. Beamer: Wir verwenden einen Epson Beamer mit 4000 Ansi Lumen, um sicherzustellen, dass das Bild auch bei nicht vollständig abgedunkelter Umgebung gut sichtbar ist.
  2. Leinwand: Es wird eine 150 Zoll Leinwand genutzt. Diese ist bereits am Dorfplatz vorhanden und in der Miete inklusive, was den Aufbau erleichtert und die Kosten senkt.
  3. Kabel und weiteres Zubehör: Alle notwendigen Kabel und Adapter wurden ebenfalls organisiert, um einen reibungslosen Betrieb der Technik zu gewährleisten. Auch eine Musikbox wurde vom Veranstalter zur Verfügung gestellt.

Flyer und Marketing

Flyer

Der Flyer für das Event wurde mit Hilfe von KI-generierten Bildern in InDesign erstellt und enthält alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Programm des Public Viewings. Hier ist der Flyer:

Marketing

Das Marketing für das Event erfolgt auf mehreren Kanälen:

  1. Soziale Medien: Alle Vereinsmitglieder wurden gebeten, den Flyer in ihren Storys auf WhatsApp und Instagram zu teilen, um eine breite Reichweite zu erzielen.
  2. Anschläge im Dorf: Gedruckte Flyer wurden im Dorf verteilt und an zentralen Orten aufgehängt.
  3. Gemeinde-App: Der Flyer wurde auch im Gemeinde-App «Embd» integriert, um die Bewohner direkt zu erreichen.

Diese Massnahmen sollen sicherstellen, dass möglichst viele Menschen von dem Event erfahren und daran teilnehmen.

(abb)

Idee:

Das Public Viewing für die Fussball-EM 2024 in Embd ist eine grossartige Gelegenheit, die Dorfgemeinschaft zusammenzubringen und ein gemeinsames Erlebnis zu schaffen. Mein Ziel war es, ein angenehmes und sicheres Umfeld für alle Teilnehmer zu schaffen, das sowohl technisch als auch organisatorisch reibungslos funktioniert.

Umsetzung:

Vor dem Event habe ich mich intensiv mit den verschiedenen Anforderungen und Herausforderungen auseinandergesetzt. Während der Planung habe ich dann eine Vielzahl von Aufgaben übernommen – von der Auswahl der Location bis hin zur technischen Ausstattung und dem Marketing. Dabei war es mir wichtig, dass alle Aspekte des Events gut koordiniert sind und den Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht werden.

Nach den Vorbereitungen habe ich die einzelnen Elemente zusammengeführt und überprüft, ob alles wie geplant ablaufen kann. Die Zusammenarbeit mit der Gemeinde und den Vereinsmitgliedern war dabei essenziell, um das Event erfolgreich zu gestalten.

Fazit und Learnings:

Dieses Projekt hat mir sehr viel Freude bereitet und ich konnte viele wertvolle Erfahrungen sammeln. Besonders das Planen und Koordinieren der verschiedenen Aufgaben hat mir gezeigt, wie wichtig eine gute Vorbereitung und Kommunikation ist. Ein grosser Lerneffekt war das Zeitmanagement und die Einhaltung von Fristen. Hier habe ich erkannt, dass ich noch viel lernen kann, insbesondere was die Feinabstimmung der verschiedenen organisatorischen Elemente betrifft.

Ein spezielles Learning war, dass es wichtig ist, immer eine Ausweichmöglichkeit zu haben, um auf unvorhergesehene Wetterbedingungen reagieren zu können. Diese Erkenntnis hat mir geholfen, das Event besser und sicherer zu planen.

Ich bin überzeugt, dass der Event am 15. Juni ein voller Erfolg wird und freue mich auf zukünftige Projekte, in denen ich weitere organisatorische Herausforderungen meistern und meine Fähigkeiten weiterentwickeln kann. Mein nächstes Ziel ist es, noch grössere Events zu planen.