Drei Tage Eventbegleitung, über 800 Gigabyte Rohmaterial und die Herausforderung, gleichzeitig als Fotografin, Videografin und Content Creator unterwegs zu sein: Für die Swiss Medical Students Convention (SMSC) in Bern dokumentierte ich einen der grössten Medizinstudierenden-Events der Schweiz und produzierte Foto-, Video- und Social-Media-Inhalte für VeranstalterInnen, SponsorInnen und Teilnehmende.

Projektübersicht

Der SMSC (Swiss Medical Students’ Convention) ist ein nationaler Kongress, bei dem Medizinstudierende aus der ganzen Schweiz zusammenkommen, um sich über aktuelle Themen auszutauschen, weiterzubilden und zu vernetzen. Der Anlass findet jedes Semester an einer anderen Universität statt und wurde dieses Jahr von der Universität Bern organisiert. Das Leitthema lautete «Swiss Healthcare System».

Das Programm umfasste Fachvorträge, Panel-Diskussionen, Workshops, ein Social Program sowie ein Sportturnier, bei dem verschiedene Universitäten gegeneinander antraten. Über drei Tage hinweg durfte ich den Anlass multimedial begleiten und unterschiedliche Content-Formate produzieren.

Bereits im vergangenen Semester realisierte ich den offiziellen Event-Trailer für den SMSC. Aufbauend auf dieser Zusammenarbeit erhielt ich erneut die Möglichkeit, den Event visuell zu dokumentieren und hochwertige Inhalte für Veranstalter, Teilnehmende und Sponsoren zu erstellen.

Projektumfang

Eventfotografie:
Ich dokumentierte die Highlights des Events, fotografierte SpeakerInnen auf der Bühne, hielt die Stimmung unter den Teilnehmenden fest und erstellte gezielte Bilder für Sponsoren. Ziel war es, qualitativ hochwertige und vielseitig einsetzbare Bildinhalte zu produzieren.

After-Event-Reel für Social Media:
Dieses wurde bewusst nicht im «Hochglanz-Stil» produziert, sodass es für Social Media besser passt. Ich nahm mit dem Smartphone auf, um authentisch und nahbar zu wirken. Das Material sollte dynamisch auf Musik geschnitten werden um so die Atmosphäre und Highlights des Events emotional zu transportieren.

Videoaufzeichnung Convention Programm:
Um die einzelnen Talks und Panel Discussions bestmöglich einzufangen arbeitete ich hier mit 2-3 Kameraperspektiven (Totale Einstellung sowie bewegte Perspektiven), um anschliessend die Clips zu mehreren hochwertigen Videos zusammen zu schneiden. Dabei wurden zum passenden Zeitpunkt Folien eingeblendet und Perspektiven abwechslungsreich gewechselt. Die Videos sollen über den Event hinaus genutzt werden können, insbesondere für Lehrzwecke und zur Wissensvermittlung für zukünftige Studierende.

Meine persönlichen Ziele mit diesem Projekt waren also:

• Hochwertigen Fotodokumentation – und Videoformaten
• Dokumentation und Archivierung der wichtigsten Inhalte des Kongresses
• Erstellung eines catchy After-Event-Reel für Social Media
• Professionelle Aufzeichnung von Talks und Panel-Diskussionen für die spätere Wissensvermittlung
• Vertiefung meiner Kompetenzen im Bereich Eventproduktion, Mehrkamera-Setup und Postproduktion
• Sammlung von Material und Erfahrungen für mein Portfolio

Preproduction

Planung und Organisation

Da ich die gesamte Produktion selbstständig organisierte, begann die Arbeit bereits mehrere Wochen vor dem eigentlichen Event. In engem Austausch mit dem Organisationskomitee wurden die Anforderungen definiert und die verschiedenen Content-Formate geplant. Viel Zeit ging für Administratives drauf wie Verträge schreiben, Meetings organisieren, Zeitplan konkretisieren und viele Nachrichten hin und her.

Besonders wichtig war die Abstimmung mit dem Convention Team und dem Marketing Team, da jeweils unterschiedliche Ansprechspersonen für die einzelnen Inhalte definiert waren. Gemeinsam wurden die wichtigsten Programmpunkte identifiziert, Prioritäten festgelegt und der spätere Einsatz der produzierten Inhalte besprochen.

Ein zentraler Bestandteil der Vorbereitung war die technische Planung. Da ich während des Events gleichzeitig fotografieren, Videoaufzeichnungen produzieren und Material für Social Media sammeln musste, war eine detaillierte Vorbereitung unverzichtbar. Ich habe auch noch nie in einem so grossen Rahmen gefilmt und fotografiert, deshalb war das für mich alles ziemlich neu.

Ich erstellte deshalb eine umfassende Materialliste mit sämtlichen benötigten Komponenten: Kameras, Objektive, Stative, SD-Karten, Akkus / Stromversorgung / Ladegeräte, Smartphone, Backup-Festplatten und Labtop, Adapter und Zubehör.

Gerade bei einem Mehrkamera-Setup kann bereits ein vergessenes Kabel oder ein fehlender Akku grosse Auswirkungen auf die Produktion haben. Entsprechend viel Zeit investierte ich in die Vorbereitung und Kontrolle des Equipments.

Location Scouting und Techniktest

Bereits am Vortag des Events besuchte ich die Veranstaltungsorte, um die Räumlichkeiten zu besichtigen und das Video-Setup zu testen.

Dabei überprüfte ich:

• Kamerapositionen
• Sichtlinien auf Bühne und Speaker
• Stromanschlüsse
• Lichtverhältnisse
• Bewegungsmöglichkeiten im Raum
• Perspektiven für die bewegten Kameras

Insbesondere für die Aufzeichnung der Talks war dieser Testlauf enorm wichtig. Da während der Vorträge ein grosser Hörsaal mit vielen Studierenden gefüllt sein würde, mussten die Kamerapositionen bereits im Voraus feststehen.

Durch diesen zusätzlichen Vorbereitungstag konnte ich technische Probleme frühzeitig erkennen und den eigentlichen Eventtag deutlich entspannter angehen.

Produktion

Eventfotografie

Während der drei Eventtage dokumentierte ich die wichtigsten Momente des Kongresses fotografisch.

Dazu gehörten unter anderem: Vorträge und Panels, Speaker auf der Bühne, Workshops, Networking-Situationen, Sponsorenstände, die Project Fair, Verpflegung, Sportturnier, gesamtes Rahmenprogram mit Apéros usw., Social Program, alle Helfenden und OrganistorInnen, Gruppenfotos, Atmosphäre und Stimmungsbilder.

Mein Ziel war es, eine möglichst vielseitige Bildauswahl zu erstellen, die sowohl für Social Media als auch für zukünftige Kommunikationsmassnahmen genutzt werden kann.

Auch hatten alle Sponsoren die Möglichkeit, mir ihre gewünschten Fotosujets mit Produkten mittzuteilen, sodass auch ihr Sponsoring mit Fotos dokumentiert und gefestigt wurde.

Besonders viel Freude machten mir die spontanen Begegnungen mit den Teilnehmenden. Immer wieder kamen Gruppen auf mich zu und fragten nach gemeinsamen Erinnerungsfotos. Dadurch entstanden viele authentische Aufnahmen, die den Charakter des Events sehr gut widerspiegeln.

After-Event-Reel

Parallel zur Eventfotografie produzierte ich Material für ein After-Event-Reel.

Bewusst entschied ich mich gegen einen klassischen Hochglanz-Look. Stattdessen filmte ich sämtliche Sequenzen mit dem Smartphone. Dadurch entstand ein authentischer, nahbarer und dynamischer Eindruck des Events. Über die drei Tage hinweg sammelte ich zahlreiche kurze Clips von der Ankunft der Teilnehmenden, über Workshops bis hin zum Abendprogramm.

In der Postproduktion wurden diese Aufnahmen rhythmisch auf kommerziell nutzbare Musik geschnitten, um die Energie und Atmosphäre des Kongresses möglichst emotional zu vermitteln.

Das Reel kann man über diesen Link auf Instagram anschauen.

Mehrkamera-Aufzeichnung der Talks

Der technisch anspruchsvollste Teil des Projekts war die Aufzeichnung der Vorträge und Panel-Diskussionen.

Am Samstag arbeitete ich mit zwei Kameras und am Sonntag wurde das Setup für die Podiumsdiskussion auf drei Kameras erweitert. Zusätzlich unterstützte mich Benjamin Zuberbühler bei der technischen Grobplanung und der Bedienung einer Kamera während der Talks am Sonntag. Mehrere Stunden Videomaterial habe ich so aufgezeichnet und dabei stets mit der Schwenk-Kamera die Speakers auf der Bühne verfolgt.

Die Audioaufnahme erfolgte über die bestehende Podcast-Infrastruktur des Organisationskomitees und wurde später mit dem Videomaterial synchronisiert.

Postproduktion

Sichtung und Datenmanagement

Nach dem Event begann die umfangreiche Nachbearbeitung. Insgesamt entstanden während der drei Tage über 800 Gigabyte Rohmaterial.

Bereits die Datensicherung und Strukturierung nahm mehrere Stunden in Anspruch. Sämtliche Dateien mussten gesichert, sortiert und den jeweiligen Programmpunkten zugeordnet werden.

Bildbearbeitung

Die Eventfotos wurden anschliessend gesichtet, ausgewählt und bearbeitet. Das Aussortieren der über 2300 Bilder war extrem zeitintensiv. Da der Event ein umfassendes Program beinhaltete und möglichst alles fotografisch dokumentiert werden sollte, hatte ich am Schluss immernoch über 900 Fotos, die ich bearbeiten musste. Konkret machte ich Farbkorrekturen, Belichtungsanpassungen und Zuschnitt, um dann die Fotos in verschiedenen Formaten zu exportieren.

Alle fertigen Bilder wurden anschliessend den Teilnehmenden über eine Online-Galerie zur Verfügung gestellt: Link zur Online-Galerie (Passwort auf Anfrage)

Schnitt der Vortragsvideos

Einer der zeitintensivste Teile des gesamten Projekts war aber die Nachbearbeitung der Vortragsaufnhamen. Ursprünglich hatte ich den Aufwand deutlich unterschätzt. Pro Talk investierte ich schliesslich zwischen vier und sechs Stunden in die Bearbeitung.

Für jeden Vortrag mussten zuerst die Kameraperspektiven synchronisiert und diese dann noch auf die Audiospuren abgestimmt werden. In einem weiteren Schritt habe ich die grössten Farbunterschiede zwischen den Kameras angepasst. Dann kam die grösste Schnittphase: Das das gesamte Videomaterial wurde mit den verschiedenen Kameraperspektiven im Wechsel geschnitten, die Folien zum richtigen Zeiptunkt eingeblendet und die Tonspuren vom Publikum bei Applaus eingebunden.

Da die Vorträge teilweise über zwei Stunden dauerten, musste ich die Aufzeichnungen vollständig anschauen, um die Inhalte zu verstehen und die Folien an den passenden Stellen einzublenden. Zusätzlich sollten die Perspektivwechsel den Redefluss unterstützen und möglichst natürlich wirken.

Dieser Arbeitsschritt war deutlich aufwendiger als ursprünglich angenommen und machte einen grossen Teil des gesamten Projektumfangs aus.

Die finalen Video sind hier auf YouTube zu sehen:

Abschluss

Das Projekt konnte erfolgreich abgeschlossen werden :))

Die Fotos wurden den Teilnehmenden über einen Downloadlink zur Verfügung gestellt. Das Recap-Reel wurde auf Instagram veröffentlicht und die Videoaufzeichnungen wurden für die spätere Nutzung innerhalb der medizinischen Ausbildung archiviert.

Sowohl das Organisationskomitee als auch die Auftraggeber zeigten sich sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Auch von Teilnehmenden erhielt ich viel positives Feedback zu den Bildern und der Dokumentation des Events.

Besonders schön war für mich zu sehen, dass die produzierten Inhalte nicht nur während des Kongresses genutzt wurden, sondern auch langfristig einen Mehrwert für zukünftige Studierende schaffen.

(mbi)