Milkee – Einfache Buchhaltung für Selbstständige

MILKEE Einfache Buchhaltung Schweiz

Du bist selbstständig? Dann hast du sicher ein Google Sheet, in dem du deine Einnahmen und Ausgaben dokumentierst. Am Ende des Jahres suchst du dann all deine Belege mühsam zusammen und versuchst irgendwie, dein Jahr möglichst wahrheitsgetreu abzubilden und hoffst, das Steueramt stellt keine Fragen.

Du kennst den Struggle? Dann versuch’s mal mit MILKEE. MILKEE ist ein online Buchhaltungstool, das auf Selbstständigerwerbende zugeschnitten wurde.

Dabei profitierst du von folgenden Funktionen:

  • Du erstellt mit einem Knopfdruck deinen Jahresabschluss und kannst alle Belege in einem ZIP herunterladen
  • Du kannst deine Belege an einem sicheren Ort aufbewahren
  • Deine Belege werden automatisch der entsprechenden Buchung zugeteilt und nummeriert
  • Du kannst deine Einnahmen und Ausgaben analysieren und lernst deine Firma so besser kennen
  • Dank den von dir erstellten Kategorien weisst du genau, wo dein Geld herkommt und wohin es geht

Das einzige Kriterium, dass du erfüllen musst: Du darfst eine einfache Buchhaltung führen.

Was ist eine einfache Buchhaltung? Und wann darf ich sie führen?

Wenn du unter CHF 100’000 Umsatz im Jahr machst, dann darfst du höchstwahrscheinlich eine einfache Buchhaltung führen.

Wer Geld verdient, muss dies auch in den Steuern angeben. Wenn du selbstständig bist und unter CHF 100’000 Umsatz im Jahr machst und dich nicht freiwillig der MWST unterstellt hast (das hast du im Normalfall nicht), gestaltet sich das aber recht einfach.

Du musst dann lediglich deine Ausgaben und Einnahmen auflisten und die Differenz dieser beiden Zahlen ist dann dein Jahresgewinn oder Verlust. Diese Art der Buchführung nennt sich «einfache Buchhaltung» oder auch «Milchbüechli Rechnung».

Fast alle Unternehmen, die die oben genannten Kriterien nicht erfüllen, müssen eine doppelte Buchhaltung führen. Die ist um einiges komplexer als das soeben beschriebene Prozedere.

«Wieso bruchsch nöd eifach… ?»

Natürlich bin ich nicht der erste, der dieses Problem vereinfachen wollte. Ob Bexio, Banana, Sage, Atlanto oder milchbüechli.ch, Buchhaltungstools gibt’s wie Sand am Meer. Zufriedenstellend fand ich aber keine der Optionen. Entweder stimmte der Preis nicht, die Usability war zum Kotzen, es fehlte massig an Features oder das Tool unterstütze die einfache Buchführung nicht.

So entstand MILKEE – die einfache Milchbüechli-Rechnung für Einzelfirmen.

Probieren geht über studieren!

Am besten überzeugst du dich selbst und probierst es einen Monat kostenlos aus.

Wenn du Fragen oder Feedback hast, melde dich gerne per E-Mail an nicolas@haemmerli.io.

(ash)

Ideenfindung

Nun, das liegt eigentlich auf der Hand. Ich bin selbstständigerwerbend und verwendete bisher ein Excel. Doch in diesem Jahr verlor ich den Überblick und das gab mir den Rest. Schnell suchte ich nach einer günstigen Alternative zu meinem Excel Sheet. Gefunden habe ich verschiedenste Tools, doch entweder sahen sie aus als wäre sie im Jahre 1999 designed worden (banana.ch), die Usability war zum Kotzen (milchbüechli.ch), es kostet gleich mal 30 Stutz im Monat (mit Luft nacht oben, siehe bexio.ch) oder es ist nicht ausgelegt für eine einfache Buchhaltung (sage, bexio usw.). Und das kann’s einfach nicht sein.

So war mein Ziel klar: ein bezahlbares und modernes Buchhaltungstool für Selbstständigerwerbende in der Schweiz, die unter 100’000.- CHF im Jahr umsetzen und sich nicht freiwillig MWST unterstellt haben. Sprich: eine wirklich einfache Buchhaltung.

Technologien  

Um dieses Ziel zu erreichen, habe ich mich für ein wunderbares Duo entschieden: Vue.js und Lumen. Lumen, das ist eine abgespeckte Version von Laravel und ein PHP Framework. Damit erstellte ich die REST API. Diese visualisierte ich in einer Vue.js Application. Vue.js ist ein JavaScript Framework, ähnlich wie React. Für die Datenbank entschied ich mich für MySQL, obwohl ich eigentlich ein Fan von nicht relationalen Datenbanken wie MongoDB bin. Aber für diesen Case machte das nicht so viel Sinn, da die Datenmenge stets überschaubar bleiben würde.

Umsetzung

Zuerst informierte ich mich genauestens, welche Use-Cases ich implementieren muss und welche dass nice to have sind. Gemeinsam mit einer Steuerberaterin von Pfister Treuhand schaute ich mir die verschiedenen Fälle an und besprach mit ihr, auf was ich mich achten musste. Anschliessend erstellte ich das ERM, gestaltete in XD das Design der Tools und begann mit der Umsetzung. Zu guter Letzt implementierte ich dann noch Stripe, damit die monatlichen Zahlungen funktionieren.

Zu spät merkte ich aber, dass ich etwas vehementes vernachlässigt habe. Der Mobile-First Ansatz. Aus diesem Grund ist das Tool auch noch nicht wirklich für mobile optimiert. Aber das werde ich in den kommenden Tagen noch ergänzen.

Auch eine grosse Herausforderung war die Autorisierung bei Dateien und grundsätzlich das Thema Sicherheit. Die Dateien, die meine Nutzer:innnen hochladen werden, können sensible Daten beinhalten. Aus diesem Grund muss jede Anfrage an den Server, die eine Datei anzeigen will, zuerst autorisiert werden. Da ich aber mit einer Headless Architektur gearbeitet habe und der Server selbst deswegen nicht wusste, von wem die Anfrage kommt, musste ich auf eine Alternative ausweichen. Ich erstelle nun für jede Datei-Anfrage einen Single Sign Token, mit dem sich der Nutzer beim Server authentifizieren kann. Diese sind jeweils einmal nutzbar und laufen nach 15 Minuten ab.

Die Applikation läuft auf einem Hostpoint Server. Grundsätzlich sind die nicht optimiert für solche Applikationen, doch mit einigen Tricks funktioniert das wunderbar. Und da ich dort sowieso schon einen Server miete, schien mir das die sinnvollste Option. In naher Zukunft werde ich das aber über ein VPS laufen lassen, da das die saubere und skalierbare Lösung ist.

Am Schluss hab ich dann noch einen One-Pager als Startseite mit WordPress erstellt, da diese SEO technisch ein bisschen einfacher zu optimieren ist. Die eigentliche App ist unter app.milkee.ch zu finden, die Startseite unter milkee.ch.

Fazit

Die Umsetzung dieses Projekts war eine rechte Herausforderung für mich. Ich musste mich tiefer mit dem Thema Buchhaltung befassen und konnte auch Programmiertechnisch einiges dazulernen (Anbindung an Stripe, Single Sign Tokens, JWT Authentifizierung usw). Zudem ist das Tool für mich persönlich eine extreme Erleichterung.

Wenn ich aber meinen Code nochmals durchgehe, merke ich, dass ich da noch einiges Optimieren könnte Einerseits habe ich ihn nur spärlich dokumentiert, andererseits ist es ein bisschen ein Puff geworden. Besonders im Frontend. Die Backendentwicklung habe ich einigermassen im Griff, da ich in der Lehre schon einiges an Erfahrung sammeln durfte. Das Frontend war aber eher Neuland für mich. Ein Code Refactoring ist also ein Muss in den kommenden Wochen!

Ausblick

Content, Content, Content. Das erlangte Know-How über Buchhaltung, das ich in den letzten Wochen sammeln durfte, will ich in Form eines Blogs oder Videobeiträgen für Fellow-Selbständige weitergeben. Zudem habe ich vor, eine App mit React Nativ zu erstellen. Da bin ich aber noch unsicher, obs nicht doch einfach eine PWA wird.

Zudem will ich die Infrastruktur verbessern. Sei das mit einem Storage Server für die Belege, einem VPS oder die Anbindung an eine Trigger-Email Software, um die E-Mail Zustellbarkeit zu erhöhen.

Natürlich gehört zum Plan auch die Schaltung von Werbeanzeigen um herauszufinden, ob ich der Einzige bin, der dieses Problem hat.